В бухгалтерии есть период, который все ждут с неприязнью. Первая декада следующего месяца: нужно собрать документы, свести данные, закрыть счета и получить цифры, которым можно верить.
По плану это несколько дней. По факту — растягивается, и последние документы приходят тогда, когда закрывать уже поздно.
Главная причина — документы приходят не вовремя
Закрытие упирается не в расчёты, а в комплектность. Нельзя закрыть период, пока не собраны все акты и накладные, а часть из них к этому моменту ещё едет почтой или лежит у менеджера в столе.
Дальше включается неприятная арифметика. Один недостающий документ задерживает не свой участок, а всё закрытие целиком, потому что итоговые цифры без него неверны.
И чем крупнее компания, тем выше шанс, что хотя бы один документ где-то застрял. Поэтому закрытие почти никогда не идёт по плану — оно идёт по самому медленному документу.
Вторая причина — ошибки находятся поздно
Документы, принятые в течение месяца без проверки, проверяются при закрытии. Тогда и обнаруживается, что где-то не совпали суммы, где-то нет подписи, где-то накладная проведена дважды.
Каждая такая находка означает разбирательство: поднять переписку, позвонить контрагенту, дождаться исправленного документа. В сжатые сроки закрытия это самая дорогая трата времени.
Особенно обидно, что почти всё это можно было заметить ещё в тот день, когда документ пришёл. Тогда исправление заняло бы одно письмо.
Третья причина — ручной перенос данных
Значительная часть работы при закрытии — перекладывание цифр. Из документа в учётную систему, из одной таблицы в другую, из выгрузки в отчёт.
Работа эта не сложная, но объёмная и требует ровного внимания. В условиях спешки внимание как раз и подводит, и появляются ошибки, которые потом ищут сверкой.
Получается замкнутый круг: спешим, потому что не успеваем; ошибаемся, потому что спешим; тратим время на поиск ошибок, поэтому не успеваем ещё больше.
Что реально помогает
Перенести проверку документов с конца месяца на момент получения. Это главное изменение, и оно даёт больше всех остальных вместе взятых. Проверка свежего документа занимает минуту и происходит тогда, когда всё ещё можно поправить.
Ввести срок сдачи документов внутри компании — скажем, до третьего числа. И, что важнее, сделать его обязательным. Правило без последствий не работает: через два месяца все снова сдают когда придётся.
Сверяться с контрагентами ежемесячно, а не ежеквартально. Расхождение, найденное через месяц, разрешается за один звонок. Найденное через полгода — за неделю переписки.
Снять с людей механическую часть. Извлечение реквизитов, проверка полноты, сопоставление списков делаются автоматически и без усталости — разбор с примерами показывает, что именно снимается. Люди при этом занимаются тем, что требует понимания.
Чего не стоит делать
Не пытайтесь закрыть месяц, пока не уверены в комплектности. Закрытие на неполных данных означает, что через неделю придётся переделывать, и это хуже, чем задержка.
Не откладывайте разбор расхождений на потом. Записанное в блокнот «разобраться позже» не разбирается никогда, а к следующему закрытию таких записей станет вдвое больше.
И не держите знание о процессе в одной голове. Если закрытие умеет делать только один человек и он заболел, компания встаёт. Порядок действий стоит записать — хотя бы в виде короткого списка шагов с ответственными.
Как понять, что стало лучше
Мерить стоит не ощущения, а две вещи: на какой день месяца закрытие фактически завершено и сколько документов пришлось запрашивать повторно.
Обе цифры легко считаются и обе честно показывают, работают изменения или нет. Если через три месяца закрытие сдвинулось с десятого числа на седьмое, а повторных запросов стало вдвое меньше — вы на верном пути.